Retningslinier
for den økonomiske forvaltning
i Jægerforbundets kredse fra den 1. januar 2011
Retningslinierne er fastsat af Jægerforbundets hovedbestyrelse og gælder fra 1. januar 2011 og følgende år, indtil ny instruks eller rettelser udsendes.
1. Finansiering af kredsenes drift
Kredsenes midler består af bloktilskud fra Jægerforbundet og nettoresultater fra egne arrangementer/aktiviteter. Jægerforbundsstyrede aktiviteter, som kredse lægger "hus" til, finansieres direkte af Jægerforbundet.
Kredsbestyrelserne har det økonomiske og forvaltningsmæssige ansvar for, at midlerne anvendes og konteres i overensstemmelse med disse retningslinier.
2. Bloktilskuddets beregning og anvendelse
Tilskuddet fastsættes af Danmarks Jægerforbund dels ud fra de af Jægerforbundet fastsatte takster for de udgifter, som Jægerforbundet anerkender, og dels udfra et budget, der udarbejdes for hver enkelt kreds på baggrund af forventede aktiviteter i kredsen.
Tilskuddet kan anvendes til godtgørelse af følgende udgifter:
1. Fortæring.
2. Befordring.
3. Nødvendige kontorartikler.
4. Telefon.
5. Gaver.
6. Andre møder.
7. Andet.
2.1. Fortæringsgodtgørelse
Alle fortæringsbilag skal indeholde deltagernavne og formål.
Fortæring kan udbetales efter følgende retningslinier:
1. Til kredsbestyrelsesmedlemmer, koordinatorer, hjortevildtgruppeformænd og vildtplejerådgivere i forbindelse med bestyrelsesmøder, andre møder og afvikling af arrangementer i kredsregi.
2. Til nødvendig medhjælp i forbindelse med arrangementer i kredsregi.
Fortæring efter regning maks. kr. 85,00 pr. møde/pr. person/pr. arrangement
Ved ordinære kredsmøder eller møder, hvortil der inkl. transporttid medgår en dag, og hvor det er nødvendigt at købe et til to hovedmåltider, kan der til de nævnte personer udbetales:
Fortæring efter regning maks. kr. 175,00 pr. møde/pr. person/pr. arrangement.
2.2 Befordringsgodtgørelse
I forbindelse med den under pkt. 2.1 nævnte møde- og arrangementsvirksomhed kan der ud over fortæring endvidere ydes befordringsgodtgørelse til de nævnte personer efter følgende retningslinier, såfremt udgiften ikke dækkes andre steder:
1. Benyttes offentlige transportmidler, betales udgifterne hertil efter taksterne på fællesklasse mod dokumentation.
2. Benyttes egen bil, kan der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse efter SKATs gældende regler og takster.
På afregningsbilaget påføres antallet af kørte kilometer, hjemadresse og bestemmelsessted og mødets/arrangementets art. Der skal samtidig påføres CPR-nr., bil reg.nr. og bankkonto nummer.
Når det er muligt skal der foretages samkørsel, dvs. at to eller flere benytter samme befordringsmiddel. I så fald ydes der befordringsgodtgørelse for hele strækningen til den, der stiller bil til rådighed, mens der til de medbefordrede ydes godtgørelse for transporten mellem hjemsted og opsamlingssted.
Nødvendige kontorartikler til brug for kredsenes drift, f.eks. skriveartikler, papir, porto/frimærker.
Øvrigt udstyr kan udlånes efter aftale fra DJ. Udstyr til udlån skal leveres tilbage til DJ, når tillidsposten afgives eller ophører.
Der kan ydes telefongodtgørelse efter følgende retningslinier:
1. Til kredsformænd og kasserere udbetales
kr. 500,00 pr. kvartal.
2. Til kredsens 5 aktivitetskoordinatorer kan udbetales
kr. 300,00 pr. kvartal.
3. Til fagkoordinatorer, hjortevildtgruppeformænd og vildtplerådgivere kan udbetales:
Telefongodtgørelse udbetales kvartalsvis bagud.
Kredsene kan ikke give gaver på Danmarks Jægerforbunds vegne.
Men det påhviler kredsformanden minimum 3 uger inden afholdelse af et jubilæum mv. at underrette administrationen om jagtforeningers jubilæer etc. inden for deres respektive områder, og man kan samtidig indstille, hvilken gave, man mener, der bør gives fra Jægerforbundets side.
Administrationen vil så sørge for, at kredsformanden får tilsendt en gave, som han kan overrække på Jægerforbundets vegne. Gaverne betales af Danmarks Jægerforbund.
På egne vegne kan kredse ved runde dage, indvielse af skydebaner og lignende, hvor der ikke leveres en gave fra Jægerforbundet, beslutte, at der skal sendes en hilsen eller gave. Alle udgifter hertil afholdes af kredsenes midler.
Afholder kredsene møder, hvortil man indbyder tillidspersoner fra jagtforeninger/andre foreninger eller JKF´er, eksempelvis for at drøfte næste års arrangementer, skal jagtforeninger/andre foreninger eller JKF´erne selv afholde udgifterne til kørsel og eventuel fortæring for egne deltagere. Dette skal fremgå af indbydelsen.
Anvendelse af bloktilskuddet til andre udgiftstyper end de ovennævnte kræver forudgående godkendelse af økonomiafdelingen.
Anskaffelser kræver indsendelse af ansøgning om køb af aktiver til økonomiafde-lingen på særligt skema.
3. Udbetaling af bloktilskuddet
Det af Jægerforbundet beregnede tilskud overføres til kredsens bankkonto efter behov. Kontoen er oprettet af Danmarks Jægerforbund med tilhørende opkobling til netbank og dankort. Kontoen administreres af kredskassereren.
Uforbrugte midler på kredsens konto ved året afslutning tilbageføres til DJ’s cen-trale konto.
Ved merforbrug i forhold til tildelt budget fratrækkes beløbet næste års budget med mindre, der er opnået aftale om merforbruget.
4. Egne arrangementer og aktiviteter
Kredsenes egne arrangementer og aktiviteter forudsættes at være udgiftsneutrale for Danmarks Jægerforbund.
5. Repræsentantskabsmødet
Godtgørelse udbetales centralt af Danmarks Jægerforbund..
For deltagelse i repræsentantskabsmøder yder Danmarks Jægerforbund følgende
godtgørelse direkte til repræsentanterne:
Befordringsgodtgørelse udbetales i henhold til taksten for offentlige transportmidler mod bilagsdokumentation, eller befordringsgodtgørelse efter SKATs regler og takster. Afregningsblanket fremsendes til kredskassereren for attestation.
Afregning af gennemførte aktiviteter skal afleveres senest 14 dage efter aktivite-tens afholdelse.
For hver aktivitet gennemføres afregningen ved anvendelse skemaet "Regnskabs-oversigt for Kredsaktiviteter)" med nødvendige underbilag som dokumentation.
Hvis der inden for det enkelte aktivitetsområde er udarbejdet et "Supplements-skema" til regnskabsoversigten skal dette tillige anvendes..
Befordringsgodtgørelse og B-indkomst udbetales centralt fra Danmarks Jægerfor-bund.
Ved arrangementer, men ikke møder, der afholdes i kredsregi
kan der udbetales 6
befordringsgodtgørelse og udokumenterede omkostninger på stedet, jf. reglerne herfor.
Regnskabsoversigter og bilag sendes til kredskassereren for kontering og attestati-on.
Øvrige regninger og udlæg konteres, attesteres og betales af kredskassereren.
Bilagene indsendes til økonomiafdelingen inden den 10. i hver måned.
Ved årsafslutning
Kredsformanden har ansvaret for, at kredskassereren attesterer og konterer de ori-ginale bilag.
Økonomiafdelinger udarbejder hver måned en budgetopfølgning som fremsendes til kredskasserer og kredsformand.
Der udarbejdes ikke et egentligt kredsregnskab, men til brug for forelæggelse på de ordinære kredsårsmøder fremsender økonomiafdelingen status over kredsens udgifter og indtægter for perioden 1.1.-31.12..
skal lønbilag være økonomiafdelingen i hænde senest den 10. . december.
Jægerforbundets statsautoriserede revisor eller Jægerforbundets kritiske revisorer kan foretage uanmeldt revision og kasseeftersyn.
|